Verständnis von Lizenzen und Rollen bei Workpath
Bei Workpath bieten wir drei unterschiedliche Lizenzen und Rollen für Nutzer an. Diese Lizenzen und Rollen sind entscheidend, um den Zugang und die Fähigkeiten der Nutzer auf unserer Plattform zu definieren.
Lizenzen
Jedem Nutzer wird genau eine Lizenz zugewiesen:
1. Standardnutzer
Ein Standardnutzer ist die normale Nutzerlizenz mit Zugang zu den meisten Bereichen der Workpath-Plattform.
2. Analyst
Analysten sind Power-User mit Zugang zu Berichten, Einblicken und Zusammenfassungen entweder für die gesamte Organisation oder einen Teilbereich (z.B. einen Bereich, einen Wertstrom, eine Region, ...).
3. Viewer
Viewer sind Nutzer, die an der Strategieumsetzung der Organisation interessiert sind, aber nicht aktiv daran teilnehmen. Daher können sie eine Übersicht über die Ziele der Organisation, die Ziele von Teams einsehen, Teil eines Teams und sogar einer Konversation sein, aber keine Ziele erstellen oder aktualisieren.
Rollen
Ein Nutzer kann keine, eine oder mehrere Rollen zugewiesen bekommen.
1. Administrator
Admins haben volle Berechtigungen auf der Plattform, einschließlich der Verwaltung von Integrationen. Diese Rolle wird für Systemadministratoren empfohlen, um eine reibungslose Integration in die IT-Landschaft zu gewährleisten.
2. Programmleiter
Programmleiter sind in der Regel für den Roll-out des Programms innerhalb der Organisation verantwortlich und verwalten die Community der Coaches. Sie haben weitreichende Berechtigungen und können Nutzer und Teams verwalten, Zielzyklen einrichten und Coaches zuweisen.
3. Coach
Coaches spielen eine wichtige Rolle bei der erfolgreichen Umsetzung des Programms innerhalb der Organisation. Die Coach-Rolle kann von Programmleitern an Nutzer vergeben werden. Sobald Nutzer diese Rolle innehaben, können sie von Programmleitern einem oder mehreren Teams zugewiesen werden. Auch können mehrere Coaches einem Team zugewiesen werden.
Wenn sie zugewiesen sind, können Coaches das Team beim Befolgen des Prozesses unterstützen (z.B. bei der Einrichtung von Check-ins) sowie bei der Erstellung und Bearbeitung von Zielen helfen.
Coaches können den Fortschritt oder Status eines Ziels, eines Key Results oder einer Initiative nicht aktualisieren. In den meisten Organisationen liegt diese Verantwortung nicht bei den Coaches, sondern bei den Teammitgliedern. Wenn ein Coach Teil des Teams sein und den Fortschritt ebenfalls aktualisieren muss, kann er/sie auch als Mitglied zum Team hinzugefügt werden.
Die "Coach"-Rolle kann umbenannt werden, um den in der Organisation verwendeten Namen anzupassen. Übliche Bezeichnungen sind Champions, Meister und Experten.
Unterschied zwischen Lizenzen und Rollen
Lizenzen und Rollen bei Workpath erfüllen ähnliche, jedoch unterschiedliche Zwecke. Lizenzen bestimmen das allgemeine Zugangsniveau, während Rollen, die innerhalb der Plattform zugewiesen werden, spezifische Nutzerberechtigungen für den rollenbasierten Zugriff definieren.
Erst wenn Mitarbeiter über eine dieser Lizenzen Zugang zu Workpath erhalten haben, können ihnen verschiedene Rollen im Tool zugewiesen werden, die unterschiedliche Berechtigungen auf der Plattform verleihen.
Zuweisung und Entzug von Rollen & Lizenzen
Admins und Programmleiter können Rollen vergeben und entziehen, indem sie zu Einstellungen > Nutzer navigieren und das Kontextmenü-Symbol neben einem Nutzer auswählen. Während Admins jede Rolle zuweisen können, können Programmleiter nur die Rollen Programmleiter und Coach vergeben.
Nutzer können gleichzeitig mehrere Rollen innehaben, z.B. kann ein Programmleiter auch als Coach agieren.
Hinweis: Wenn du die Option nicht siehst, einem Nutzer mit einer "Viewer"-Lizenz eine "Standard User"-Lizenz zuzuweisen, liegt das daran, dass Lizenzen über dein SAML-Setup zugewiesen werden. Bitte wende dich an deinen Programmleiter oder die IT-Helpdesk, um ein Upgrade anzufordern.
Berechtigungen im Detail
Mit Rollen erhalten Nutzer Berechtigungen in verschiedenen Bereichen der Plattform: (1) plattformweit, (2) für Ziele, (3) für Teams und (4) für die Nutzerverwaltung.
1. Plattformweite Berechtigungen
¹ Verwalten beinhaltet Anzeigen, Bearbeiten und Löschen
2. Zielberechtigungen
² Berechtigungen zur Erstellung von Organisationszielen können durch Kontaktierung von support@workpath.com eingeschränkt/erweitert werden. Für die Berechtigung zur Erstellung von Teamzielen siehe den Abschnitt zu Team-Berechtigungen.
³ Ziel-Verfolger können private Ziele sehen, aber nicht deren Fortschritt oder die Zeitverlaufsgrafik.
⁴ Entweder als ein Key Result oder eine Initiative, die mit dem Ziel verbunden ist.
⁵ Einschließlich der Erstellung und Bearbeitung ihrer Key Results, Initiativen, Mitarbeiter und Beziehungen.
3. KPI-Berechtigungen
4. Team-Berechtigungen
⁶ Ein Team verwalten beinhaltet das Bearbeiten der Teameinstellungen, das Archivieren/Wiederherstellen des Teams, das Ändern des Teamleiters und das Hinzufügen und Entfernen von Mitgliedern.
5. Nutzer-Berechtigungen
⁷ Mit jeder E-Mail, die in den erlaubten E-Mail-Domains auf der Whitelist steht. Kann für spezifische Rollen restriktiver angepasst werden.
⁸ Nutzer verwalten bedeutet, dass der Nutzer andere Nutzer im Einstellungsbereich sehen und bearbeiten, (de-)aktivieren oder exportieren kann sowie deren Manager ändern kann. Nutzer können immer ihr eigenes Profil bearbeiten.