Capacity Manager

Inhalt

Warum Kapazitätsmanagement wichtig für Outcome-Management ist

Anwendungsfälle für den Capacity Manager

Wie Sie den Capacity Manager verwenden

FAQ

Warum Kapazitätsmanagement wichtig für Outcome-Management ist

In einem organisatorischen Umfeld können sich Teams selten nur auf ihre eigenen Ergebnisse konzentrieren. In der Regel müssen sie auch die Erwartungen anderer Stakeholder und die Beiträge, die andere im Laufe des Zyklus von ihnen benötigen, berücksichtigen.

Ohne einen klaren Überblick über die Gesamtkapazität des Teams und darüber, wie viel davon den verschiedenen Themen gewidmet werden kann oder sollte, laufen Teams schnell Gefahr, überlastet zu werden, ihre Ziele nicht zu erreichen und frustriert zu sein.

 

Anwendungsfälle für den Capacity Manager

Nach der Aktivierung finden Sie den Capacity Manager oben rechts auf der Teamseite. Er ermöglicht es den Teams, ihre Gesamtkapazität für den Zyklus zu überprüfen, sie vor der Ausführung verschiedenen Ergebnissen und Kategorien zuzuordnen und später während des Zyklus bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Obwohl diese Funktion in erster Linie für die einzelnen Teams von Bedeutung ist, profitieren auch andere Beteiligte im Unternehmen von einer einfachen und transparenten Kapazitätsplanung:

• Teams und Teamleiter
  • Realistische Kapazitätszuweisung zur Vermeidung von Überbuchungen.
  • Effiziente Prioritätensetzung und realistische Zyklusumfänge.
  • Transparente Grundlage für Diskussionen mit anderen über die Nutzung von Kapazitäten.
  • Einfache Neuzuweisung von Kapazitäten, wenn sich Ressourcen oder Prioritäten ändern.
• Program Lead
  • Einfache Identifizierung von Engpässen im Team und unausgewogene Aufteilung von strategischer und nicht-strategischer Arbeit.
  • Effiziente Ergebnislieferung ohne kapazitätsbedingte Blockaden während der Ausführung.
  • Weniger Frustration über das OKR-Framework bei den Teams.
• Management und Organisation
  
  • Transparenter Überblick darüber, wie die Ressourcen in der Organisation ausgegeben werden.
  • Besseres Verständnis der Komplexität der geplanten Ergebnisse und ihrer Auswirkungen auf die Teams.
  • Realistische Ausarbeitung und Planung von Ergebnissen als Grundlage für einen erfolgreichen Zyklus.

 

Wie Sie den Capacity Manager verwenden 

ℹ️ Nur Teamleiter können den Capacity Manager aktiv nutzen. Die Zuweisung von Kapazitäten ist jedoch auch für andere Benutzer sichtbar.

 

Überprüfung der Teamkapazität

Bevor Teamleiter die Kapazität ihrer Teams zuweisen können, müssen sie die gesamte verfügbare Kapazität für den kommenden Zyklus kennen (Anzahl der Teammitglieder * Wochen im Zyklus). Um die Kapazität vor dem Zyklus zu überprüfen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zur Teamseite.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Team Kapazität auf der rechten Seite auf Prüfen.
3. Passen Sie auf der ersten Seite die Zeit für Abwesenheit pro Teammitglied an und klicken Sie auf Nächste, um fortzufahren.
4. Auf der zweiten Seite können Sie angeben, wie viel Zeit Ihr Team voraussichtlich für die operative Arbeit aufwenden wird und wie viel Puffer für Ad-hoc-Themen Sie einplanen möchten. Klicken Sie auf Nächste, um fortzufahren.
5. Auf der dritten und letzten Seite sehen Sie die Ergebniskapazität, die Sie angesichts der im ersten Schritt eingegebenen Abwesenheit für die strategische Arbeit aufwenden müssen, sowie den Prozentsatz der für die operative Arbeit geplanten Zeit. Klicken Sie auf Bestätigen, um den Vorgang abzuschließen und Ihre erste Schätzung zu speichern.

 

Team Kapazität bearbeiten

1. Navigieren Sie zur Teamseite.
2. Klicken Sie rechts auf der Registerkarte Team Kapazität auf Bearbeiten.
3. Bearbeiten Sie die Abwesenheitszeiten der Teammitglieder.
4. Klicken Sie auf Nächste.
5. Speichern Sie die neue Kapazitätseinschätzung.

 

Team Kapazitäten zuweisen

Nachdem die Gesamtkapazität des Teams bestätigt wurde, können die Teamleiter nun entscheiden, wie viel Zeit für die Ergebnisse und andere Arbeiten aufgewendet werden soll.

1. Bewegen Sie die Schieberegler, um die Zuweisung für verschiedene Ziele und Kategorien anzupassen.
2. Klicken Sie auf Speichern, um die Zuweisung zu aktualisieren.

💡Das Kapazitätsdiagramm wird in Echtzeit aktualisiert, sodass die Auswirkungen möglicher Zuordnungsänderungen sofort sichtbar werden. Dies ist besonders nützlich, um verschiedene Szenarien der Kapazitätszuweisung zu diskutieren.

💡 Es ist möglich, die Kategorie Pufferzeit mit weiteren Unterkategorien zu differenzieren, um den Bedürfnissen Ihres Teams besser gerecht zu werden. Bitte wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager, um eine Anpassung zu beantragen.

 

Neupriorisierung der Teamkapazität

Oftmals ändern sich die Bedingungen, auf denen die Kapazitätsplanung ursprünglich basierte, während des Zyklus. Der Capacity Manager ermöglicht jederzeit eine Anpassung, wenn die Umstände dies erfordern:

(1) Die Prioritäten ändern sich: Verstehen Sie die Auswirkungen dieser Änderungen auf andere Ziele, diskutieren Sie mit den jeweiligen Stakeholdern und teilen Sie die Kapazitäten neu zu, wie im Abschnitt Zuweisung oben beschrieben.

(2) Teammitglieder kommen hinzu oder verlassen das Team: Passen Sie die Gesamtkapazität an und überprüfen Sie die Zuweisung auf dieser Grundlage. Wenn mehr Kapazität zur Verfügung steht, weil ein neues Teammitglied hinzugekommen ist und zu den Ergebnissen beitragen kann, entscheiden Sie, wo diese am besten eingesetzt werden soll. Wenn ein Teammitglied während des Zyklus ausscheidet und die geplante Kapazität nicht mehr zur Verfügung steht, diskutieren Sie die Auswirkungen auf die Ergebnisse im Team und beginnen Sie eine Diskussion mit den Beteiligten, wenn Sie die Beiträge neu priorisieren müssen.

(3) Das Team hat die geplanten FTE-Wochen bereits verbraucht oder mehr als die ursprünglich zugewiesenen FTE-Wochen verbraucht: Wenn das Team eine Zuweisung überschreitet, verwenden Sie den Schieberegler, um das Team auf die bereits aufgewendeten FTE-Wochen zu ziehen. Diskutieren Sie mit dem Team und potenziellen Stakeholdern, ob Sie die Arbeit an diesem Ergebnis fortsetzen oder die Initiativen anpassen/kürzen möchten.

FAQ

Was tun, wenn die Kapazitäten nicht ausreichen, um an allen Ergebnissen zu arbeiten?

Überprüfen Sie mit den Teammitgliedern Folgendes:

1. Wo brauchen wir mehr Fokus?
2. Welche Variable können wir ändern?
3. Versprechen wir zu viele Kapazitäten für die Zusammenarbeit, die uns beim Erreichen unserer eigenen Ziele einschränken?
4. Haben wir zu viel operative Arbeit geplant, die uns davon abhält, den strategischen Zielen mehr Kapazität zuzuweisen?

Was ist zu tun, wenn das Team nicht genug Kapazität hat, um alle angeforderten Beiträge anzunehmen?

Verwenden Sie den Capacity Manager, um die Überbuchung zu visualisieren und mit den Beteiligten zu diskutieren, welche Beiträge priorisiert werden sollten. Ein gutes Kriterium ist die Einstufung nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sowie die Prüfung, welche Unterstützungsanfragen zur Erreichung von Zielen beitragen, die zu denselben übergeordneten OKRs führen, auf die Sie sich vertikal ausgerichtet haben.

Wie kann ich Feedback geben?

Um unseren Capacity Manager weiter zu verbessern und besser auf Ihre Anwendungsfälle abzustimmen, haben wir einen Feedback-Button hinzugefügt. Damit können Sie uns ganz einfach mitteilen, was bei der Verwaltung Ihrer Kapazitäten gut funktioniert und was verbessert werden könnte. Wir freuen uns auf Ihr Feedback!